Die Bill Gates Entscheidung vom 2016 und eine Vorgabe, sich auf das Weiterentwickeln von Skype for Business zu konzentrieren, statt $ 8 Milliarden für den Konkurrenten Slack auszugeben, hat sich als richtig erwiesen. Kurz danach veröffentlicht Microsoft das neue Tool – Teams.

Heute, nach 2 Jahren ab dem Produkt Launch, verzeichnet Teams mehr Nutzer (13 Millionen täglich) als Slack nach 5 Jahren seit der Gründung in 2014 (etwa 10 Millionen).  

Zugegeben, ein direkter Vergleich dabei ist nicht 100% fair und korrekt, denn Teams war von Anfang an in Microsoft 365 Produkten automatisch dabei, Slack dagegen muss sich weiterhin um jeden Kunden einzeln bemühen.  

Trotz allem die Zahlen sind erfreulich: Teams wird von mehr als 200.000 Firmen weltweit als zentrale Kommunikationsplattform eingesetzt und trägt so zu Digitalisierung der Organisationen bei. Darüber hinaus ist Teams in 53 Sprachen und in 181 Ländern verfügbar. 

Der große Vorteil, den Microsoft mit Teams App hat, ist der, dass die Dateien wie z.B. Excel, Word etc. gemeinsam direkt weiterbearbeitet werden können, ohne aktuelle Applikation zu verlassen.  

Im Jahr 2018 gab Microsoft bekannt, dass (ähnlich wie beim Slack) eine kostenlose Version dieses Tools eingeführt wird. Diese ist ausreichend z.B. für kleinere Organisationen und Teams, mit bis zu 300 Mitgliedern und 10GB Speicherplatz für die Teams Dateien. Darüber hinaus können in der Variante 10.000 letzte Nachrichten direkt durchsucht werden. Die kostenpflichtige Variante bietet zusätzlich verbesserte Sicherheit und mehr Speicherkapazität.   

Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist das Tool allen Nutzern zugänglich und nicht nur denen mit Microsoft Office 365 Usern, wie davor. Teams erleichtert daher ‘Collaboration’ innerhalb und außerhalb der Organisation, auch ohne Microsoft Konto. (Über Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Teams für externe Nutzer haben wir in einem separaten Blogbeitrag berichtet: Office 365 Teams für externe Mitarbeiter . 

Neue Funktionen in Teams 

Es wird bald 4 neue Wege geben, um Arbeitsabläufe mit Teams besser zu organisieren. Folgende Bereiche werden dadurch verbessert: 

1. Prioritäten setzen 

• ‚Priority Notifications‘ – Benachrichtigungen über wichtige Posts. Diese machen sich so lange bemerkbar, bis darauf reagiert wird. Vor allem in Spitälern oder im Öffentlichen Dienst (z.B. Rettungskräfte), wenn es um Sekunden geht, ist diese Funktion nützlich. 
• Von E-Mails bekannte Lesebestätigungen sind nun auch für Chat-Nachrichten geplant.

2. Hervorheben von Nachrichten 

• Ankündigungen – bestimmte Meldungen können grafisch hervorgehoben und zusätzlich durch Bild, Schrift, Titelelemente beworben werden. Geeignet sich diese z.B. für eine Vorstellung der Ergebnisse einer Marketing Kampagne, die dadurch länger in Erinnerung bleibt, oder für Begrüßung neuer Teammitglieder, etc… 
  

• ‚Cross Channel posting‘ – ermöglicht das Posten einer Nachricht gleichzeitig über mehrere Kanäle hinweg. 
• Moderation – Diese Funktion ist erst in Planung und sieht vor, dass der Moderator bestimmen kann, was gepostet wird und ob Antworten zugelassen werden oder nicht. 

3. Zeitplan immer im Griff 

• ‚Time Clock‘ ist eine Funktion von Teams Shifts und ermöglicht eine einfache Zeitmessung und -erfassung z.B. bei bestimmten Aufgaben oder Pausen bei der Schichtarbeit. 
• Targeted Communication – damit können Nachrichten gleichzeitig an Mitglieder mit bestimmter Rolle verschickt werden, wie z.B. an alle Krankenschwester oder Ärzte im Spital, durch eine Kennzeichnung #krankenschwester. 

4. IT Administration 

• Teams Client ist verfügbar für Office365 Pro Plus Nutzer. 
• Einfaches auswählen aus vordefinierten Sets von Berechtigungen und Einstellungen für bestimmte Rollen und Funktionen in Organisation. 

Diese neuen Funktionen werden entweder aktuell oder in naher Zukunft ausgerollt. 

Die Zukunft von Teams

Grenzen zwischen Teams und Yammer vermischen sich immer stärker. Teams als Kommunikationskanal steht immer mehr in Konkurrenz sogar zu Outlook oder Skype for Business. Die letzte genannte App wird nicht mehr beachtet, da diese Funktionalitäten gänzlich in Teams aufgehen und das bei einer hervorragenden Qualität. Das macht es immer schwerer, die einzelnen Apps eindeutig zuzuordnen. In Zukunft plant Microsoft zusätzlich KI Technologie in Teams einzusetzen, vor allem für die Übersetzung der Unterhaltungen zwischen Personen, die sich in unterschiedlichen Sprachen verständigen, was den Einsatz einzelner Tools weiterhin verändern wird. 

Unabhängig von Entwicklungen einzelner Microsoft Produkte ist eines klar, Teams wird von Microsoft schwer gepusht und wird wohl in der nächsten Zeit die Kommunikations-App sein, welche am stärksten weiterentwickelt wird. 

©Titelbild von shutterstock