Office 365 Teams bekommt derzeit eine gute Neuerung nach der anderen. Daher haben wir beschlossen, auch in diesem Monat eine Neuerung in diesem Tool vorzustellen, auf die Sie möglicherweise lange gewartet haben.
Microsoft Teams ist ein Chat basiertes Collaborationstool, das Menschen, Konversationen, Content und Applikationen miteinander verbinden kann. Aber dass nicht immer jedes Teammitglied mit einer privaten E-Mail Adresse und ohne Azure AD Konto damit kommunizieren konnte, war früher eine frustrierende Tatsache. Insbesondere für Personen in einem Projektteam, die keinen Office365 Account hatten z.B. externe Mitarbeiter oder selbständige Mitarbeiter. Ab jetzt ist es möglich, solche Teammitglieder als Gäste in Microsoft Teams zu integrieren und zu verwalten. Und zwar ohne ein zusätzliches Azure Active Directory Konto (Office 365), was bis jetzt ein Muss war. Heute können User mit beliebiger E-Mail Adresse wie Outlook.com, Gmail, iCloud oder anderen dabei sein und haben Zugang zu den Projektinhalten, Chats, Meetings und Dokumenten. Die beliebigen E-Mail Adressen müssen nur mit einem Microsoft Account verknüpft werden. Wichtig dabei ist, dass alle Gastbenutzer und deren Inhalte gleich geschützt werden wie alle anderen Office 365 User. Dies hebt die Kollaboration auf eine ganz neue IT Sicherheitsebene, die die Benutzer und deren Daten noch besser schützt.
Wie das in der Praxis gelöst wird und ein Gast in Teams uneingeschränkt arbeiten kann, erklären wir jetzt gleich.
Um einen externen Mitarbeiter in Teams einzuführen, muss eine initiale Einladung verschickt werden.
Dafür wählen wir eine Menüoption nächst dem Team Namen z.B. ‘Business Development’:
Screenshot Office 365 Teams: ‚Einladen der Projektmitglieder‘
Und in weiterer Folge fügen wir die gewünschte E-Mail Adresse oder einen Office 365 Benutzer hinzu:
Screenshot Office 365 Teams: ‚Hinzufügen von Person mit privater E-Mail Adresse als Gast‘
Alsbald die Einladung angenommen wurde, wird diese Person in Teams sichtbar und als Gast User markiert und ein Text mit einem entsprechenden Hinweis erscheint.
Screenshot Office 365 Teams: ‚Markierung der Gastmitglieder‘
Dem ist noch hinzuzufügen, dass ein externer Gast und seine E-Mail Adresse noch einem Microsoft Konto zugewiesen werden müssen. Sollte diese Person noch keine Microsoft Adresse besitzen, wird sie aufgefordert, solche anzulegen, wohl bemerkt völlig kostenlos.
Ist diese Funktion für jede Microsoft Office 365 Lizenz freigeschaltet?
Der Gastzugang ist aktuell in den Varianten Office 365 Business Premium, Office 365 Enterprise und Office 365 Education verfügbar aber sie muss noch aktiviert werden. Genaue Informationen darüber finden Sie in diesem Video. https://www.youtube.com/watch?v=g21Hcqdl5tI
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