In früheren Blogbeiträgen im März dieses Jahres haben wir über neue Planner Funktionen berichtet, wie z.B. Gruppieren und Filtern von Aufgaben oder Kalenderansicht für Aufgaben im Planner. Nun kam die Zeit für den nächsten Schritt, der bereits von Microsoft angekündigt und jetzt umgesetzt wurde: Funktion iCalendar feed.
Der Planner hat einen eigenen Kalender, wo Aufgaben und wichtige Termine einer Arbeitsgruppe festgehalten werden. Allerdings beim Wechseln z.B. zu Outlook-Kalender waren sie dort nicht sichtbar. Und sehr viele von uns verwenden den Outlook Kalender als eine führende Stelle für alle Termine und Aufgaben. Aus diesem Grund gibt es nun eine direkte Möglichkeit, Aufgaben aus dem Planner schnell im Outlook Kalender zu publizieren. Praktisch und vor allem schnell ist es, alle Termine und Aufgaben in einem primären Kalender zu haben, den wir am meisten benutzen.
Hier eine kurze Anleitung wie das Publizieren der Planner-Aufgaben geht:
Unter Meine Aufgaben – ‚My Tasks‘ im Planner – Beim Klick auf 3 Punkte öffnet sich ein Dialogfenster: ‚Add ‚My Tasks‘ to Outlook calendar‘
‚My Tasks‘ in Office 365 Planner
Mit einem weiteren Klick gelangen wir zu einem Fenster: ‚Add ‚My Tasks‘ to Outlook calendar with an iCalendar feed‘. Damit werden alle eigene Aufgaben aus dem Planner im Outlook Kalender publiziert und somit sichtbar.
Hinzufügen von ‚My Tasks‘ aus dem Planner zu Outlook Kalender mit iCalendar feed
Mit diesem Schritt gelingt die Integration aller Aufgaben quer durch mehrere Apps in Office 365 noch schneller und effizienter.
Ein schneller Blick auf die Planner App und wozu ist der Office 365 Planner gut geeignet:
Der Planner ist eine nützliche App, wenn es um das Verwalten und Vorantreiben einfacher aber auch komplexer Projekte geht. Der Planner funktioniert mit Gruppen zusammen. D.h. wenn ich eine Gruppe erstelle, wird ein neuer Plan erstellt, wo ich die Aufgaben der Gruppe verwalten kann. Und umgekehrt auch, wenn ich mit Planner einen neuen Plan erstelle, wird eine neue Gruppe erstellt.
In der App können unterschiedliche Pläne gemacht und auf eine einfache Art dargestellt werden. Es ist immer auf den ersten Blick sichtbar, welche Pläne es gibt, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, wer an diesen Aufgaben arbeitet und vor allen wie der Status der Aufgaben und des gesamten Plans ist. Die Aufgaben können durch mehrere Personen bearbeitet werden oder weiteren Personen zugewiesen werden, z.B. wenn ein Teammitglied eine zu hohe Arbeitslast hat. Wenn eine Person neue Aufgabe zugewiesen bekommt, wird sie per E-Mail benachrichtigt, und kann mit der neuen Funktion iCalendar feed ab sofort ihre Aufgaben aus dem Planner in eigenem Outlook-Kalender ansehen. Ob Dateien, Fotos, Links die einem Projekt angehören, spontane Projektunterhaltung in Form von Kommentieren, all das ist auf gleicher Stelle bequem zu erreichen, ohne lang herumsuchen zu müssen. Das Schöne dabei ist, dass die Aufgaben jederzeit und überall auf allen mobilen Geräten bearbeitet werden können. Ein wichtiger Beitrag zu mobiler Arbeitswelt.
Titelbild ©shutterstock_530501821